Услуги по комплектации товара. Услуги по фасовке и упаковке товара (готовой продукции)

Процесс состоит из нескольких этапов:

1. Прием и обработка заказов с последующей передачей информации в зону комплектации;
2. Процесс комплектации и отгрузки товара заказчику.

Первый этап обычно входит в обязанности сотрудников коммерческого отдела. Прием заказов происходит либо в телефонном режиме, факсимильным сообщением, либо по электронной почте. Если заказ приходит в электронной форме, то присылаются, как правило, бланки заказов (общепринятыми являются форматы *.xls, либо формат баз данных *.dbf).

Заказ должен содержать в себе:

• количество товара
• его наименование
• примечание и другие данные при необходимости.

Артикул указывается по договоренности, хотя он не относится к обязательным атрибутам заказа. В тех случаях, когда поставщик товара берет на себя 100% возврат просроченной продукции, существует понятие автозаказа. Данный процесс осуществляет либо торговый представитель, либо менеджер по формированию заказов компании, опираясь на остатки и продажи каждого вида товара у своего покупателя.

В процессе сотрудник коммерческого отдела обычно видит остатки того, либо иного товара. В случае, когда необходимой позиции нет в наличии, он должен сообщить об этом заказчику, и предложить ему увеличить объем товара на аналогичную позицию.

Нередко при определенных условиях сотрудникам приходится работать в авральном режиме. Обычно это происходит в следующих ситуациях:

• при большом количестве срочных заказов;
• в случае, если один клиент размещает несколько дополнительных заказов на одну дату отгрузки;
• при неравномерном поступлении заказов (особенно, в позднее время суток).

Довольно часто на распределительных центрах для розничных магазинов можно видеть картину, когда заказы от покупателей поступают поздно вечером, а отправить продукцию нужно уже рано утром. Это особенно актуально, когда у продукции малые сроки реализации, и владельцы магазинов, для того, чтобы не допустить просрочки, ждут окончания наплыва покупателей, чтобы сделать заказы по относительно корректным остаткам. Склад может решить данную проблему, организовав ночную рабочую смену для работников коммерческого отдела и работников отдела комплектации заказов.

Некоторые магазины, в зависимости от спроса, могут присылать несколько заказов в день, либо делать незапланированные срочные заказы. Эти факторы значительно увеличивают нагрузку на работников коммерческого отдела. Для устранения таких нагрузок необходимо при заключении контракта, в договоре поставки четко прописать индивидуальный график поставки продукции. Как правило, заказ на 1-2 дня предшествует дню поставки. В графике, как правило, указывается, в какой промежуток времени он должен быть готов к отгрузке. В случае, если клиент не желает заказывать товар по определенному графику, то снизить количество дополнительных и срочных заказов можно, не предоставляя дополнительных скидок на товар, а также введением наценки на срочные заказы. Применение таких фискальных мер должно быть четко продумано и оправдано. О них стоит отдельно предупредить заказчика.

Автоматизация процесса

Проблему нескольких заказов на одну дату поставки может решить автоматизацией процесса: в течении рабочего дня в учетную программу из электронной почты могут загружаться бланки заказов от покупателей, в случае, если от одного поставщика заказов будет несколько, то в программе они объединяются в один общий и обрабатываются соответственно.

Идентификация одного и того же заказа происходит по следующим параметрам:

1. наименование клиента,
2. адрес электронной почты отправки,
3. дата отгрузки товара,
4. номер договора, и т.д.

Далее сотрудники коммерческого отдела передают информацию в отдел комплектации и упаковки товара. Данный процесс является очень важным и ответственным, так как здесь более всего задействован человеческий фактор, а, следовательно, в большей степени возможны ошибки. Свести их к минимуму во многом поможет адресная система хранения на складе . Наличие последующего контроля над правильностью комплектования заказа со стороны кладовщиков-контроллеров также положительно влияет на качество работы.

Немаловажным качественным показателем является скорость комплектации товаров. Правильная организация маршрутов складских работников в значительной мере повышает эту скорость. Ее принцип сводится к тому, чтобы исключить лишние перемещения рабочего персонала и вспомогательной погрузочной техники. Такие маршруты изначально планируются в процессе разработки складских помещений, они должны проходить по самому краткому пути обхода мест отбора товаров. Нежелательно дважды выполнять работы в одном и том же проходе. Лучше всего, если маршрут будет начинаться в самом дальнем месте от выхода в складское помещение, а закончится ближе к выходу. Это делается с целью уменьшения усилий для перемещения товара, предназначенного для последующей комплектации.

Еще один эффективный метод

Одним из самых эффективных методов снижения трудозатрат на комплектацию продукции является поставка товара стандартными фабричными упаковками (ящик, пак, паллета, и т.д.). Этот вопрос в самом начале коммерческий отдел должен оговорить с заказчиками. В данной ситуации подводным камнем может быть ошибка в определении количества единиц продукции на одну общую упаковку. Например, это довольно распространено при комплектации консервов в железных банках. В одном ящике находится 36 банок, в другом – 32 банки. Чтобы не допускать подобных ошибок, работники склада обязаны знать ассортимент склада или это должно учитываться при установке программного комплекса по контролю и управлению грузопотоками склада.

Метод объединения заказов в единую партию на сегодняшний день пользуется достаточно большой популярностью. Данный метод наиболее актуален в случаях развоза товара автомобилем в одном направлении. Главным преимуществом такого метода является единый маршрут комплектовщика заказов, который значительно экономит время на перемещении приблизительно пропорционально количеству заказов в партии. Но при сортировке товара по заказчикам дополнительное время, все же, затрачивается. Некоторые склады успешно пользуются практикой, когда процесс сортировки возлагают непосредственно на экспедитора при выгрузке товара покупателю.

Комплектация подразумевает под собой сбор и оформление различной продукции, а также ее упаковку для последующей доставки потребителю.

Комплектация товара на складе осуществляется соответственно заказам покупателя. Можно выделить пять этапов процесса комплектации:

1. 1. Получение заказа.
2. 2. Сбор товаров по наименованиям (артикулам).
3. 3. Комплектация товара, отобранного со склада.
4. 4. Подготовка заказа к отправке.
5. 5. Оформление документов для подготовленного заказа.

После формирования заказа, составляется накладная на отпуск продукции. Документ должен быть оформлен таким образом, чтобы удобно было собирать продукцию на складе. То есть список продукции в накладной соответствовал порядку ее расположения в складском помещении. Для этого составляется маршрутная карта, в которой прописан весь процесс комплектования заказов. Правильная организация маршрутов работников склада, влияет на скорость комплектации, а также исключает лишние передвижения персонала. Комплектация заказов на складе будет выполняться быстрее, если этот маршрут начинать с самого дальнего конца и заканчивать у выхода из зоны размещения товара.

В зависимости от объема заказа, скорости сбора товара и требований к точности, процесс сборки может осуществляться отдельно или в комплексе. Индивидуальная комплектация продукции на складе предполагает сборку заказа последовательно одним комплектовщиком. При выполнении данного варианта, точность отбора повышается, не нарушая целостности заказа. Но на осуществление такой комплектации уходит много времени, кроме того, увеличивается возможность пересечения потоков, то есть вероятность ожидания освобождения необходимой зоны другими работниками.

Комплексная комплектация подразумевает сбор продукции сразу для нескольких заказов. Такой способ считается наиболее эффективным, поскольку склад для комплектации и хранения делится на несколько секторов, каждый из которых имеет своего сотрудника склада. После сборки части заказа, комплектовщики передают его в сектор приемки, где проверяется правильность отобранных заказов, а также их сортировка. Использование комплексной комплектации значительно сокращает время на ее выполнение. Кроме того, комплектовщики в минимально сжатые сроки узнают номенклатуру, а комплектация продукции на складе осуществляется гораздо быстрее.

Отобранные товары после сортировки необходимо тщательно укомплектовать. Упаковка выбирается с учетом того, чтобы была обеспечена полная сохранность груза при его транспортировке. Далее, все упаковки помещаются на один или несколько поддонов, сверху которых крепится ведомость. Сборка заказов завершается с приездом на склад для комплектации и хранения экспедитора, который проверяет наличие товара по накладной, после чего доставляет заказ клиенту.

Аутсорсинг процесса комплектации заказов

Заключив с аутсорсинговой компанией договор на комплектацию, организация получает дополнительное подразделение в лице аутсорсера, но в юридическом плане абсолютно независимое. В связи с этим организация-заказчик получает некоторые преимущества:

• - комплектация заказов на складе осуществляется быстрее, за счет привлечения работников, занимающихся только этим процессом;
• - затраты на аутсорсера значительно меньше, чем работы, выполняемые своими силами;
• - возможность сократить штат собственного персонала;
• - комплектация продукции на складе выполняется с постоянным, неизменным высоким качеством;
• - контроль исполнения работы сотрудников склада - прямая обязанность исполнителя.

Услуга аутсорсинга, предлагаемая нашей компанией, подразумевает использование нашей рабочей силы на ваших условиях. Комплектация заказов на складе будет выполнена с максимальной точностью и в установленные сроки. Кроме того, наша компания гарантирует полную конфиденциальность, а также соблюдение коммерческой тайны.

Заказчики, работающие с партиями продукции разных видов, заинтересованы в том, чтобы ее хранение на складе и доставка к месту назначения было организовано максимально просто и удобно. Для этого выполняется комплектация товара - распределение продукции по упаковочной таре оптом либо поштучно. В Москве подобные услуги предоставляет компания «Pack-re-Pack», предлагающая самые доступные цены на рынке.

Какие преимущества дает комплектация товара?

Товар, находящийся на складе, как правило, помещается на место хранения в заводской упаковке. Оформляя заказ на склад, магазин указывает наименование продукции и ее объем. При постоянном сотрудничестве такие заказы поступают на склад заблаговременно, что позволяет заранее производить сортировку товара, а затем и его комплектацию согласно заявки. Такой метод существенно экономит время и усилия работников складских помещений, затрачиваемые на обслуживание заказа.

При поступлении заказа на хранение или отгрузку продукции разного вида и объема, выполняется комплектация партий товаров. Она производится в соответствии с заявкой, поданной представителем компании, которая занимается реализацией продукции. Этот метод позволяет доставлять партии товара сразу нескольким заказчикам.

«Pack-re-Pack» - гарантия высокого качества работ

Наша компания предоставляет услуги по комплектации товара, его хранению и доставке. Получить более подробную информацию об услугах и расценках на них можно у нашего менеджера по контактному телефону или электронной почте. «Pack-re-Pack» (г. Москва) - это надежный партнер для вашего бизнеса.

Требования к оформлению заявки

Чтобы процесс комплектации протекал быстро, необходимо соблюдать определенные правила по оформлению заказа. Он должен включать в себя следующую информацию:

• наименование товара;
• его количество;
• прочие данные - адрес заказчика, дату отгрузки, номер договора и пр.

В некоторых случаях правила комплектации могут требовать внесения в заявку наименования артикула. Все это позволяет избежать различных накладок, приводящих к неполной комплектации. В числе прочих причин также можно назвать следующие:

• неравномерное поступление заказов с пиком в ночное время;
• большой поток срочных заявок;
• размещение заказчиком нескольких дополнительных заявок на одну дату.

Неполная комплектация - это следствие авральной ситуации на складе. Она устраняется по требованию заказчика в сжатые сроки. Чтобы предотвратить авралы, составляется график, который учитывает сроки поставки и предоставляет промежуток времени, необходимый для качественной комплектации продукции в соответствии с заявками клиентов.

Располагая собственными производственными площадями и штатом опытного персонала, наша фасовочная компания в Москве осуществляет качественную, оперативную и выгодную комплектацию наборов под заказ.

С нашей помощью Вы сможете эффективно подготовить продукт из нескольких составляющих к реализации на рынке, использованию в рекламных и корпоративных целях.

К Вашим услугам - формирование наборов любого содержания, размера, функциональности и направленности:

• комплектация корпоративных наборов к праздникам и деловым мероприятиям;
• составление наборов для промо акций;
• комплектация подарочных наборов различной тематики и под любые праздники (в т.ч. ручная сборка эксклюзивных подарочных наборов в честь корпоративных юбилеев, важных событий и мероприятий);
• формирование дорожных и гигиенических наборов, комплектов для путешествий, туризма и отдыха (по заказу гостиниц, санаториев, туристических баз, а также самих производителей продукции);
• комплектация наборов пробников продукции, тематических сувениров и продуктов-комплиментов, используемых как поощрительные призы и акционные подарки;
• формирование наборов для продажи в розничных сетях и точках;
• составление мужских, женских, детских и универсальных наборов для различных целей.

Формирование наборов по индивидуальному заказу

При составлении наборов наша компания ориентируется на потребности, предпочтения и финансовые возможности каждого заказчика, благодаря чему всегда предлагает ему наиболее эффективный вариант.

Так, для качественной комплектации наборов мы учитываем такие важные характеристики, как:

• ориентированность на определенную аудиторию (учитывается пол, возраст, интересы, сфера деятельности и социальный статус конечного получателя);
• функциональность (продукция в наборе может выполнять важную функцию и ориентироваться на конкретную цель либо иметь характер сувенира);
• тематическая направленность (в зависимости от сферы деятельности компании-заказчика либо события, к которому приурочен набор, подбирается состав и оформление набора, подходящие по внешним и смысловым характеристикам. К примеру, упаковка новогодних подарков будет значительно отличаться от традиционных деловых подарочных наборов);
• брендирование (при формировании наборов можно использовать фирменную символику, цвета и слоганы компании заказчика как на самой продукции в составе, так и на упаковке, этикетке, во вложениях);
• качество и уникальность (при комплектации наборов подбирается подходящая по цене, престижности, качественным показателям продукция).

Возможно также формирование универсальных составов.

Наши услуги в области составления наборов

Комплектование и сборку мы осуществляем ручным способом, что позволяет не только выполнять задание качественно и аккуратно, но и учитывать малейшие нюансы заказа. А разносторонность наших работ в области составления наборов обеспечивает полный комплекс услуг:

• проектирование наборов (подбор ассортимента и упаковки с возможностью нанесения любого изображения и текста);
• приобретение и хранение продукции для комплектования;
• сборка, ручная фасовка и упаковка (при необходимости с вложениями в упаковку, стикетированием, маркировкой, наклейкой голограмм и этикеток);
• упаковка готовых наборов в транспортировочную тару;
• доставка по Москве и России.

Чтобы узнать подробнее условия сотрудничества или заказать комплектацию наборов, свяжитесь с нашим менеджером по телефону в Москве.